年末の片付けは終えられただろうか？　デジタル化の進んだ現代でも、紙の書類を全部片付けられれば、かなりの部分がきれいになるもの。まだ、ScanSnapをお持ちでない方は、ぜひ早く手に入れて、書類に埋もれない世界においでいただきたい。

まだ、紙で部屋が散らかっている人がいたら、ぜひ

もう10年以上に渡って、ScanSnapを使い続け、会社でも家でも身の回りにあるあらゆる紙の書類を片付け続けたので、筆者の部屋にはほとんど余分な紙の書類は存在しない。

もともと、雑誌編集者という仕事柄、自分の作った雑誌だけでも600冊ぐらいあるし、友人知人の作った本も取っておいたりしているので、それだけで部屋の大きな部分が占拠されている（仕事柄、どんな紙の何g/㎡のものを使っているかなども重要なことなので、これは電子化しない）ので、できる限り他の要素を減らして部屋を片付けたいのだ。

自分にとっては「データが存在すればいいものはスキャンする」というのが鉄則になっているから自室には紙がほとんどないのだが、帰省して実家に帰ったりすると、たくさんの紙があることに驚かされる。というわけで、まだScanSnapを使っていない人のために、ScanSnapのある生活について、説明しておく。

PFU ScanSnap

https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/products/

ちなみに、ScanSnapには製品のバリエーションが存在するが、使ったことがない方は、迷わずにiX1600を買っておくとよい。一番使いやすくて、スムーズだから、これを買っておけば間違いない。

普通のドキュメントは、ぜんぶクラウドに送ってしまう

現在のScanSnapは非常に使いやすくなっており、スキャンしたドキュメントをパソコンのフォルダに送ったり、クラウドサービスのフォルダに入れたり、メールしたり……と、いろいろなことをワンタッチでできるようになっている。

実にさまざまなことができるようになってるのだが、複雑なことはなくて、自分の使い道をプリセットして、それを使い続ければいい。筆者の主な使い方を解説しておこう。

まず、一番多いのが、取材先からいただくプレスリリースなどを、スキャンしてEvernoteに送るという使い方。最近はEvernoteを使わなくなった人も増えているようだが、容量課金ではなく、送信量に制限がかかるというEvernoteはこういう使い方には依然として便利。

筆者の場合、とにかく温存しておけることが大事なのだ。極論、契約を無料プランに変えてもデータを温存しておけるEvernoteは非常にありがたい。もちろん、筆者は今も課金しているが。

その書類が要る資料なのかどうかは判断しなくていい。とにかくドキュメントをScanSnapに突っ込めばいいのだ。

たいていの場合、整理整頓は、この「判断する」というところのコストが高く、判断できなくなると、そこから書類が溜まっていくのだ。だから、よほど「これは要らない」と思ったもの以外はすべてスキャンすればいいのだ。行き先がEvernoteなら容量を節約する必要はい。

Evernoteに入れておけば、OCRがかかるので、いつでも内容で検索できるようになる。紙のままストックしておいても検索できないわけだから、スキャンすることで検索性が高まるというメリットもある。