“キャバクラ代”も経費でおとせる!?…個人事業主・経営者が「飲食代」を「経費計上」する方法【税理士・公認会計士が解説】

「カフェでの時間潰し」も会議費に計上できる

黒「会議費は社内外の会議や打ち合わせの際に発生した費用のことです。具体的には、会議室のレンタル代や資料代、会議中の飲食費などが該当します。

――打ち合わせのなかでかかった飲食費なら、会議費として経費にできるということですか？

黒「はい。従業員とのランチ代なども、会議としての目的が果たされていれば経費にできます。ただ、あくまで会議をしていることが重要なので、ファミレスや喫茶店のように、食事しながら会議するのに適した場所を利用したほうがいいでしょう」

――なるほど。出張が多い経営者は、カフェで時間を潰すことも多いじゃないですか？　そういう1人でのカフェ代は会議費として経費にできたりするのでしょうか？

黒「1人でのカフェの利用代については、仕事のための利用であれば会議費として経費計上が可能です。ただし、オフィスの近くのカフェを利用した場合など、カフェを利用する意味が薄い場合は経費として認められないことが多いです」

――たしかに、オフィスが近くになるならそこでやればいいですからね。

黒「また、経費にできるのはあくまでカフェ利用に必要な最小限の費用だけです。たとえば、出張中に仕事をするためにカフェでコーヒーと食事を頼んだ場合、経費にできるのはコーヒー代だけになることが多いです」

――カフェの利用に必ずしも食事は必要ないので、経費として認められにくいということですね。

黒「はい。ただし、これが2人での利用だった場合は、打ち合わせのためにカフェを利用したというように扱われるので、食事代も経費にすることができます」

黒「福利厚生費は、従業員の慰安のために支払われた費用が該当します」

――福利厚生費というと、社員旅行とか健康診断の費用というイメージが強いんですが、飲食代に関連する福利厚生費はどういったものがあるんでしょうか？

黒「そうですね。たとえば、残業している従業員の食事代は福利厚生費として経費にすることができます。また、社員食堂などで従業員に昼食を提供している場合も、その費用を経費計上することが可能です」

――従業員の飲食代もけっこう経費にできるんですね！　うまく活用すれば、従業員のモチベーションを上げながら節税が叶いそうですね。

黒「ただし、それぞれの飲食代を経費とするには、下記のような条件があります。

［図表1］残業時の食事を経費にする条件出所：筆者作成

まず、残業している従業員の食事を経費にするためには、提供した時間が通常の勤務時間内ではない必要があります。たとえば食事の提供が夜遅くであったとしても、それが従業員の通常の勤務時間内であれば、経費にすることはできません。

また、残業している従業員全員に食事を提供する必要があります。もし残業している人が複数人いるのにも関わらず、一部の人にしか食事を提供しなかった場合は経費にできないので注意しましょう。さらに、食事代は全額負担する必要があります。

――これって、従業員が自分のお金で外食して後日会社で清算した場合はダメなんですか？

黒「その場合は経費にするのは難しいですね。他にも、食事代として現金を従業員に支給した場合も福利厚生費と認められない可能性が高いです。

――なるほど。会社が直接飲食費を支払う必要があるんですね。

黒「続いて、社員食堂などで従業員に昼食を提供している場合も、［図表2］のような条件をクリアしている必要があります。

［図表2］従業員に提供した昼食を経費にするための条件出所：筆者作成

まず、残業時の食事代と同じく、従業員全員に提供されている必要があります。そのうえで、勤務時間内の食事支給については、従業員が食事代の半分以上を負担する必要があります。残業時の食事代のように、会社側が全額負担すると福利厚生費にできないので注意が必要です」

――なるほど。食事代の一部しか経費にできないんですね。

黒「また、会社側が負担できる金額は1人当たり1ヵ月3,500円、年間4万2,000円までと定められています。この金額を超過してしまうと、食事代から従業員が負担している引いた差額が従業員の給与として加算されてしまうので注意しましょう」

――これを覚えておかないと、従業員の税金や会社と従業員双方の社会保険料が上がってしまうということですね。忘れないようにします！