履歴書をメールで送る際の4つのマナー
まず、履歴書をメールで送る際に知っておきたい前提やマナーについて解説します。
1.指定の送付方法があるか確認する
応募先によっては、郵送やメール、面接時に持参するなど、履歴書の送付方法に指定があることがあります。指定がある場合はそれに従います。とくに指定されていない場合は、事前に送付方法を確認しておくと安心です。確認する際の例文は「送付方法を確認するときのメール例文」で後述します。
2.できるだけ早く提出する
履歴書の提出を求められたら、提出期限内にできるだけ早く提出しましょう。一般的には2〜3日以内が目安とされています。提出が早いほど「仕事も早そう」「志望度が高そう」といった印象を与えられ、反対に提出が遅くなるほど「仕事も遅そう」「志望度が低そう」とマイナスな印象につながりやすいです。また、早く提出するとそれだけ面接など次の選考も早く進みやすいメリットもあります。
履歴書は応募を決めたらすぐ、できれば就職・転職活動を始めたら最初に用意しておくと慌てずに済みます。もし作成・提出までに時間がかかるとわかっている場合は、「◯月◯日までに提出いたします」とあらかじめ断りを入れておくと相手の心証を損なわないでしょう。
3.用件を簡潔に書く
ビジネスメールの基本は、伝えたい要点が無駄なくまとまっていてわかりやすいことです。読み手の負担にならないよう、簡潔で見やすいメールを心がけましょう。
具体的な書き方は「メールの書き方・例文」で後述します。
4.ファイル形式はPDFがおすすめ
メールで履歴書を送付する際は、PDFファイル形式で送ることをおすすめします。WordやExcelなどの文書作成ソフトの形式のまま送ってしまうと、閲覧環境の違いでレイアウトが崩れてしまったり文字化けしたりする可能性があるほか、第三者による改ざんのリスクも生じます。PDFファイルならこのような心配は無用です。
ファイル名は「履歴書_山田花子.pdf」など、氏名を含めたわかりやすい名称にしましょう。
WordやExcelからPDFファイルを保存する方法は「履歴書をPDF化する方法」で後述します。
tips｜ジョブメドレーで履歴書を簡単作成！
「パソコン操作が難しい」「スマホで手軽に作成したい」という方におすすめ。ジョブメドレーには、履歴書・職務経歴書をスマホやパソコンから簡単に作成できる機能があります。作成方法はジョブメドレーの会員登録に加え、いくつかの項目を入力するだけ。作成後はメッセージ機能を使ってそのまま応募先へ提出することも、PDFファイルとしてメールや印刷して提出することもできます。
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メールの書き方・例文
送付方法を確認するときのメール例文
【件名】
履歴書の提出方法について／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
履歴書の送付に関しまして、提出方法に指定がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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履歴書を送付するときのメール例文
【件名】
履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
つきましては履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。
ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————
◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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書き方のポイント
・件名
多数の受信メールの中からひと目で用件が伝わるよう、簡潔な件名を心がけます。「履歴書の提出方法について」「履歴書を提出いたします」など具体的な用件に続いて、氏名をフルネームで記載しましょう。
・宛名
送信相手の法人名、担当者名を記載します。法人名は「株式会社」「社会福祉法人」などを省略せずに正式名称で書きましょう。担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」で構いません。
・あいさつ
本題に入る前にあいさつの一文を加えます。初めてメールを送る場合は「初めてご連絡差し上げます」または「お世話になります」、2度目以降のやりとりの場合は「お世話になっております」と記載します。その後に氏名（フルネーム）を名乗りましょう。
・本題
初めてメールを送る場合は、応募前なのか応募後であるのかなど、自分の状況を伝えましょう。そのうえで端的に本題を続けます。
・締めのあいさつ
最後に、忙しいなか対応してもらうことへの感謝が伝わるように締めのあいさつを入れると好印象です。
・署名
連絡先として、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との区切りがわかるように、罫線などで囲むと見やすくなります。
