3.内定承諾書の提出方法

内定承諾書の書き方

内定承諾書は上の見本を見てもわかるとおり、内定者から企業に対して提出する形をとります。ただし内定者自身が文書を作成するわけではなく、企業側が書類のひな型を用意し、内定者は日付の記入や署名、捺印などをおこない返送する流れが一般的です。

添え状の書き方

内定承諾書を郵送する場合、必ず添え状（送付状）も同封します。添え状とは上の見本のように送付する内容物について説明した文書のことです。内定をもらったことに対する感謝の気持ちや働く意欲を書き添えても良いでしょう。

なお、内定承諾書以外に提出する書類がある場合は、添え状にまとめて記載します。

封筒の書き方

返信用封筒が用意されている場合はその封筒を使用します。ない場合は、内定承諾書を折り曲げずに入れられるサイズの封筒（白色推奨）を使いましょう。宛名面の左下には送付内容がわかるように「内定承諾書在中」と朱書きします。

封筒の書き方について詳しくは下の記事が参考になりますので、あわせてご覧ください。
＞履歴書を入れる封筒マナー

メールでの送り方

企業から内定承諾書のひな型をメールで受け取った場合は、返送もメールでおこなうことが一般的です。署名や捺印が必要な場合は電子ファイル上では扱いづらいため、一度プリントアウトして対応する必要があります。

〈内定承諾書をメールで送る手順〉

内定承諾書のひな型を印刷する印刷した内定承諾書に、署名や捺印など必要事項を記入する記入した内定承諾書をスキャナーで読み取り、PDFデータにするPDF化した内定承諾書をメールに添付し送信する

印刷、書類をスキャンしPDFデータにするには、コンビニなどにあるマルチコピー機で可能です。

内定承諾書をメールで送る際の例文

【件名】

内定承諾書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）

【本文】

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様（担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」）

お世話になっております。◯◯◯◯（氏名）です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。
つきましては内定承諾書を添付いたしますので、ご査収いただければ幸いです。

入社後は一日も早く貴社に貢献できるよう、精進していく所存です。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

———————
氏名フルネーム
住所
電話番号
メールアドレス
———————-

なお、企業によっては内定承諾書を書面として発行せず、メールの文面だけで意思確認をされることもあります。その場合はメール上で内定承諾の意思をはっきりと示し、お礼の言葉とともに送信するようにしましょう。

4.こんな場合はどうする？

Q. 内定承諾書はいつまでに提出すればいいですか？

A. 企業によって異なりますが、1〜2週間以内を提出期限に設定しているところが多いようです。決められた提出期限がある場合は、必ずその期日までに、余裕をもって早めに提出しましょう。もし期限が決められていない場合は、遅くとも1週間以内には提出できると良いでしょう。

Q. 内定承諾書を提出しないとどうなる？

A. 決められた期日までに内定承諾書を提出しなかった場合、企業から確認の連絡が入ることが一般的です。それでも承諾書を提出しなければ、内定を辞退したと見なされ、内定は取り消されます。

Q. 内定承諾の期限に間に合わない場合はどうすればいいですか？

A. 他社の選考結果を待っているなどの理由で内定承諾の期限に間に合わない場合は、その旨を採用担当者に伝え、期限を延ばせないか相談してみましょう。メールや電話など、これまで使用していた連絡方法で「後悔のない決断をしたいので、ほかの選考結果を待ちたいと思います。◯月◯日まで回答を待ってもらうことは可能でしょうか」などと尋ねます。なお、選考中の企業名や志望順位まで伝える必要はありません。

Q. 内定承諾書の保証人は誰が書けばいいですか？

A. 内定承諾書には、保証人欄が設けられている場合があります。保証人とは、内定者が社会的に問題のない人物であると身元を保証する人のことです。保証人となれる人は企業によって異なるため、指定がある場合はそれに従います。とくに指定がない場合は、両親やきょうだい、配偶者など、成人し独立生計を立てている親族に依頼することが一般的です。

Q. 内定承諾書の郵送後、メールは必要？

A. 内定承諾書を郵送で提出した場合、提出期限内であれば必ずしもメールで報告する必要はありません。ただし、ちゃんと届くか不安が残るというときや、より丁寧に対応したいときは、メールで報告を入れても良いでしょう。