【2】直前にキャンセルが発生！会費の回収方法は事前に検討を

大人数が参加する宴会では、直前でのキャンセル発生はつきもの。特に、健康上の理由や急な予定変更が原因となることが多いよう。宴会場を予約する際にはキャンセルポリシーを必ず聞いて、いつまでならキャンセル料が発生しないか事前にチェック！　参加者にもキャンセル費用を事前にアナウンスしておくと安心。また、やむを得ないキャンセルが発生した場合に備えて、会費の回収方法を幹事同士や上司と相談しておくのもよさそう。

＜キャンセル編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・宴会場予約時にキャンセルポリシーを確認するべし
・参加者にもキャンセルポリシーを事前に案内するべし
・キャンセル料の回収方法を検討しておくべし
・参加者リストを作成しておくべし

幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）

・コロナ禍で1名が前日キャンセルとなり、キャンセル料を後日いただいた。前日まではキャンセル料が発生しない店舗を探しておけばよかった
・突然の欠席連絡は仕方ないとはいえ、調整するのに大変だった
・日程が近づいてからのキャンセルや、当日の遅刻連絡など大変に思った
・キャンセル料が発生する事態を想定し、人数の見積もりを少なめにしたものの、それを上回るキャンセルが出た。キャンセル料の回収や割振りに苦心した
・キャンセル料がかかるので店側に少なめに予約したいことを正直に話して嫌がられた。ドリンクにはかからず、食事だけの支払いにしてもらった

【3】笑いあり涙あり。余興やサプライズで思い出深い1日に

余興やサプライズ演出で、パーティがより盛り上がったという経験を持つ人もいるよう。幹事としては、参加者全員が楽しめるような企画を考えるのが腕の見せどころ。特に会社や企業のイベントでは、幅広い年齢層の社員同士が一緒に盛り上がることのできる、ゲームやプログラムを用意しておくことが重要なポイント。送別会や記念式典などの特別なシーンでは、主要人物へのサプライズメッセージで涙を誘って。

＜イベント編｜大人数宴会を成功へ導くヒント＞
・参加者全員が楽しめるシンプルでわかりやすいゲームや演出を選ぶべし
・事前にリハーサルを行い、スムーズな進行を図るべし
・必要な道具や機材を事前にチェックし、トラブルを防ぐべし
・大きな音でも迷惑にならない宴会場を選ぶべし

幹事アンケートのコメントより（一部抜粋）

・事前にプレゼンテーションをして盛り上げた
・定年退職の方がいた時に、勤務中の様子をスライドショーにして皆で泣いた
・単純なロシアンルーレットの食べ物ゲームをしたら予想以上に盛り上がり、年配の方もノリノリだった
・答えを合わせましょうゲームをやって盛り上がった

配信： OZmall