わかりやすく説明するのが難しいのですが、
総会に参加する人→総会の場で、賛成か反対か意思表明をする（＝議決権を行使する）
総会を欠席する人→事前に書面などで議長に委任するか、委任しないか意思表示する→委任しない場合は、書面で議決権を行使する
欠席しつつ議決権を行使する場合、あらかじめ伝えることがいっぱいあるんですよね。この議案には賛成か反対か、自分の意見が決められないから棄権する、という選択肢も必要です。
これをきちんとできているところは問題ないのですが、少なくとも私が経験した幼稚園・小学校・中学校・高校は全部、PTA総会欠席の場合は委任状を「委任する・委任しない」でどちらかにチェックを付けて提出、で終わりです。
これだと、議案１には賛成だけど、議案２には反対！といった細かい議決権の行使ができないですよね。
もちろん質問は事前に受け付けるので、おかしいのでは？という方には個別に対応したりしますが、本来の議会の在り方としては、欠席でも細かな議決権行使ができるようにしておきたいところです。
学校連絡アプリからも委任状が出せるようにしたのもあり、こちらが意図しない状態でチェックがついて戻ってきたものが予想以上に多かったです。
これじゃ正しく集計できない、ぐらいの不確実さだったので、議案ひとつの臨時総会でこれだと本番の総会では使えないと判断しました。
例えば規約改正の場合は、どこをどう変えますとか、その理由も添えてプリントやPDFを事前に見てもらってから、委任状を出してもらうようにはなっています。
とはいえ、モヤモヤした状態に戻ってしまいました。
本当なら、すべての議案内容に目を通してもらい、理解したうえで、賛成か反対か権利行使してほしいのですが、正直「読んでる暇ないし、役員がせっせと生徒や保護者や学校のために頑張るっしょ、賛成賛成！」で委任。という方が大多数だと思うんですよね。
実際私も、PTA役員をやるまでそうでしたから(笑)
これまで見てきたPTA役員やるような人ってみんな「人のお金を預かって、委任されたのだからきちんとしないと」って責任感を持ってやっているので、任せておいて問題なかったんですよね。
正しい形にこだわって、多くの人に手間を取らせてしまったら本末転倒というのもあって、結局元の状態に戻ってしまいました。
私個人としては不本意なのですが、今後もわが校のPTAでは「PTA役員はみんなのために責任感を持って活動してくれるだろう」という性善説で運営されていくと思われます。
というように、実際「改善したい」と試行錯誤する中で、諦めたこともあります。
時代の変化とともにスムーズに改善できるタイミングもあると思うので、今後より良くなることを期待します。
私の理想を言えば、だれもが輪番で会費も集めずに大きな決裁をすることもなく、学校個々でゆるく運営できる保護者＆教職員の会のようなものになれば一番良いのではないかと思うのです。
少しずつ負担をなくして保護者と教職員が協力できる体制だけは残して、良い所だけ引き継いでいけると良いなと思っています。
実現できるのはきっとずっと先のお話ですが。そのころにはもう子どもたちは、全員社会人ですね‥‥(笑)
