履歴書をメールで送る際の5つのマナー
まず、履歴書をメールで送る際に知っておきたい前提やマナーについて解説します。
1.指定の送付方法があるか確認する
応募先から履歴書の送付方法について、郵送やメール、面接時の持参など指定がある場合はそれに従います。とくに指定されていない場合は、事前に送付方法を確認しておくと安心です。確認する際の例文は「送付方法を確認するときのメール例文」で後述します。
2.履歴書は2〜3日以内提出する
履歴書の提出を求められたら、提出期限内にできるだけ早く提出しましょう。一般的には2〜3日以内が目安とされています。提出が早いほど「仕事も早そう」「志望度が高そう」といった印象を与えられ、反対に提出が遅くなるほど「仕事も遅そう」「志望度が低そう」とマイナスな印象につながりやすいです。また、早く提出するとそれだけ面接など次の選考も早く進みやすいメリットもあります。
履歴書は就職・転職活動を始める際、応募前にあらかじめ用意しておくと慌てずに済みます。もし作成・提出までに時間がかかるとわかっている場合は、「◯月◯日までに提出いたします」とあらかじめ断りを入れておくと相手の心証を損なわないでしょう。
3.用件を簡潔に書く
ビジネスメールの基本は、伝えたい要点が無駄なくまとまっていてわかりやすいことです。読み手の負担にならないよう、簡潔で見やすいメールを心がけましょう。
具体的な書き方は「メールの書き方・例文」で後述します。
4.ファイルをPDF形式にする
メールで履歴書を送付する際は、PDFファイル形式がおすすめです。ファイル名は「履歴書_山田花子.pdf」など、氏名を含めたわかりやすい名称にしましょう。
WordやExcelなどの文書作成ソフトの形式のまま送ってしまうと、閲覧環境の違いでレイアウトが崩れてしまったり文字化けしたりする可能性があるほか、第三者による改ざんのリスクも生じます。PDFファイルならこのような心配は無用です。WordやExcelからPDFファイルを保存する方法は「履歴書をPDF化する方法」で後述します。
5.セキュリティ対策をする
メールで履歴書を送る際のセキュリティ対策として、クラウドストレージやファイル転送サービスを使用する方法があります。Google Drive（グーグル ドライブ）やiCloud（アイクラウド）などの無料で使用できるサービスもあるので、応募先がどのサービスに対応しているか確認すると良いでしょう。実際に使用する際は、PDF化した履歴書をアップロードして、ダウンロードURLをメールで伝えます。
従来は、パスワード設定したファイルをメールで送り、別のメールでパスワードを共有する方法が一般的でした。しかし、これでは片方のメールが盗視されれば、もう一方も見られてしまうリスクがあり、根本的なセキュリティ対策にならないため、現在では推奨されていません。なお、必須のマナーではないため、応募先企業から求められなければ、パスワード設定せずに送信しても構いません。
tips｜ジョブメドレーでPDFの履歴書を簡単作成！
「PDFの履歴書を作ったことがない」という方におすすめ。ジョブメドレーには、履歴書・職務経歴書をスマホやパソコンから簡単に作成できる機能があります。作成方法はジョブメドレーの会員登録に加え、いくつかの項目を入力するだけ。作成後はPDFファイルとしてメールでの提出に利用できます。
メールの書き方・例文
履歴書をPDFで送付するときのメール例文
【件名】
履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
つきましては履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。
ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————
◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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パスワード設定したPDFを送付するときのメール例文
【件名】
履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
つきましては履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。
添付のPDFにはパスワードを設定しております。後ほど、パスワードをご連絡いたしますので、併せてご確認ください。
ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————
◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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履歴書をクラウドストレージで送る場合のメール例文
【件名】
履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
つきましては履歴書をお送りいたしますので、以下よりダウンロードくださいますようお願いいたします。
（ダウンロードURLを記載する）
※ダウンロード期限は◯月◯日、ダウンロード回数は◯回までとなっております。
ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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送付方法を確認するときのメール例文
【件名】
履歴書の提出方法について／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
履歴書の送付に関しまして、提出方法に指定がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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