メールで面接を辞退する場合のメリットやデメリット
◇メリット
・文面や送信時間が記録として残るため、伝達のミスが少なくなる
・時間の制約がなく、営業時間内にいつでも送ることができる
（ただし、深夜での送信は避けましょう）
・個人でアドレスを所有しているため、誰に向けて送った内容なのか把握できる
（電話連絡の場合、採用担当者が席を外していることもあるため）
◆デメリット
・相手がちゃんとメールに目を通したのか分かり難い
（メールソフトによっては「既読、開封通知」機能あり）
・一方的な連絡手段なので、冷たい対応に思われる可能性がある
・メールでのやり取りをしない企業がある
（採用担当者がメールアドレスを所有していないなど）
最も丁寧な連絡方法は電話ですが、こちらは時間の制約が多くあり、例えばお昼休みの最中や終業後に電話をすれば「こんな時間に困るな」と思われることも。
その点、メールは営業時間内にいつでも送れるため非常に便利です。ほとんどの採用担当者は、メールに目を通した後に返信してくれますので、電話連絡をしなくてもメールでのやり取りで完結することもあります。
しかし、毎日大量のメールを読まなければならない担当者の場合、運悪く自分が送信したメールを読んでくれないことがあります。面接当日に「今日はどうされたのですか？」と連絡が入り、慌てることがないようにしたいですね。そのため、送信後も担当者の返信を常に気にかけ、自分のメールが読まれているか把握しておきましょう。
知っておきたい面接辞退におけるメールの書き方
メールは「件名」と「本文」が主に書くところになりますが、件名は一番最初に目にとまるため、「面接辞退のご連絡」など分かりやすい内容を記載します。送信の際は、自分の大学名や氏名なども書かれているか忘れずにチェック。転職活動をしている方は大学名の記載は不要です。
次は本文です。最初に送信先の会社名と採用担当者の部署、氏名などを記載します。そして面接を辞退する理由を述べた後、最後に自分の氏名と住所、電話番号、E-mailを記載します。まわりくどい表現は避け、辞退することがシンプルに伝わる内容を心掛けましょう。文末にはビジネス文書の定型句となる、「貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」を使用すればOKです。
＜メールの書き方例1＞
（件名）
面接辞退のご連絡 大学：〇〇大学 氏名：〇〇〇〇
（本文）
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
先日、面接のご連絡をいただいた〇〇〇〇（氏名）です。
〇月〇日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
会社説明会では親切に対応していただきましたこと、心より感謝しております。
末筆ながら貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇大学 〇〇学部
〇〇〇〇（氏名）
住所：
電話：
E-mail：
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＜メールの書き方例2＞
（件名）
面接辞退のご連絡 大学：〇〇大学 氏名：〇〇〇〇
（本文）
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇（氏名）です。
〇月〇日〇〇時より、面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、面接の日時を調整していただいたにも関わらず、ご迷惑をお掛けして大変申し訳ありません。
本来は直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇大学 〇〇学部
〇〇〇〇（あなたの氏名）
住所：
電話：
E-mail：
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