3.WEB面接で押さえておきたいこと
これまでWEB面接をおこなえるツールをいくつか紹介しました。
しかし、どんなに便利なツールを用意したとしても、そのツールに使い慣れていない場合はアクシデントも起こりがちです。そんなアクシデントの発生を抑えるために、担当者が押さえておきたいポイントをピックアップしました。
■事前にツールの使用方法や通信環境を確認しておく
WEB面接のツールを使用したことがない場合は、あらかじめ使用方法や通信環境などをよく確認しておきましょう。
仕様を理解していない状態でWEB面接に臨むと、思わぬアクシデントが発生するかもしれません。
従業員同士で模擬WEB面接をおこない、回線や音声・映像のテストなどをすませておきましょう。
■URLやパスワードは余裕をもって求職者に伝えておく
WEB面接をおこなうために必要となる情報は、余裕をもって求職者に伝えておきましょう。
とくにURLやパスワードを発行する形式の場合は、面接日が決まり次第、速やかに求職者に伝えましょう。
また、面接担当者の電話番号とメールアドレスもあわせて伝えておくと、当日の急なアクシデントにも対応できます。
■どのツールを使用する場合でも、求職者に必ず使い方を伝える
求職者もWEB面接に慣れていない人がほとんどで、「ツール自体を初めて使う」という人も多くいます。あらかじめ、ツールの導入方法や使用方法などはわかりやすくまとめてメール等で伝えておきましょう。
いまではほとんどの人がスマートフォンを所有していますが、パソコンを持っていないという人は一定数います。「スマートフォンを使う場合」と「パソコンを使う場合」の2パターン用意することを忘れずに。
■カメラの位置は目線の高さで
WEB面接をおこなう際のカメラ位置は、パソコン・スマートフォン問わず、目線と同じ高さに設定しましょう。
カメラ位置が目線より低いと、求職者を見下ろすような映りになり、求職者に威圧感を与えてしまいます。
■Wi-Fiまたは有線LANの利用がおすすめ
スマートフォンでビデオ通話をおこなう場合、3G回線や4G回線を長時間利用すると、通信制限がかかる恐れがあります。そのためWi-Fi環境で実施することをおすすめします。
また、Wi-Fi環境は接続が不安定になることもあるため、パソコンでビデオ通話をおこなう場合は有線LANで実施できるとなおよいでしょう。
4.よくある質問と解消方法
ここではWEB面接をおこなう際に発生しやすい疑問点と、その解消方法をまとめました。
Q.マイク付きイヤホンを使ったほうがいい？
ほとんどのパソコンやスマートフォンには、マイクおよびスピーカー機能が内蔵されているため、マイク付きイヤホンやヘッドセットを使わなくともWEB面接をおこなえます。
しかしデバイスに内蔵されているマイクでは、無駄な雑音や周囲の音なども拾ってしまうため、マイク付きイヤホンなどを使用した方が、自分の声をクリアに届けることができますし、相手の声もしっかりと聞くことができます。
よりよい環境でWEB面接をおこないたい場合は用意しましょう。
Q.スマートフォンとパソコンはどちらがいい？
WEB面接に使うツールがスマートフォンとパソコンの両方に対応している場合は、どちらを使用しても問題ありません。
ただしスマートフォンの場合は、手に持つのではなく、スタンドなどを用いてブレないように固定することが必要です。
一方で取り回しの良さはスマートフォンの利点でしょう。例えば、WEB面接からの流れで、手軽に施設や事業所内を画面越しから案内することもできます。
Q.開始時間の何分前に繋げばいい？
求職者もWEB面接には慣れていないことが多いため、必要以上に待たせると不安を感じさせてしまいます。採用担当者は余裕をもって接続テストなどをおこない、5分前にはルームに繋いでおきましょう。
Q.面接の途中で接続が不安定になったらどうすればいい？
接続が不安定になったり、切断されたりした場合には、求職者に連絡をとり、再度WEB面接をおこなえるよう案内しましょう。
それでも接続状況が改善されない場合は、後日あらためて実施するか、電話での面接に切り替えるなど、柔軟な対応が求められます。
たとえ担当者側が万全な環境を用意していても、求職者側の通信状況などによって接続が不安定になってしまうことはよくあります。
そのようなアクシデントにも対応できるよう、事前に電話番号やメールアドレスを交換しておきましょう。
