「会議」も必要最小限
日本でコンサルタントとして働いていたとき、あるプロジェクトの週次会議で、ありとあらゆる人が参加した結果、毎回50人を超える大規模なものに発展したことを覚えています。マネジメント会議でも、「この人を呼ぶなら、あの人も」と、雪だるま式に参加者が増え、プロジェクトにほとんど関係のない人までが会議に参加していました。
一方、少なくとも私の経験上、マッキンゼー・パリオフィスでは、会議は最小限です。本当に必要な人しか参加しません。自分の担当するワークストリームが決まっているため、それ以外のワークストリームの会議には参加しないのが原則です。必要な情報があれば、その都度、担当者に直接確認し、無駄な会議に参加しないことが徹底されていました。
これは、プロジェクトチームとは日常的に同じ空間で仕事をするケースが多かったため、何か質問や必要な情報があってもその場ですぐに解決できたからです。そのため、8割方自分に関係ない話題の会議に参加する必要はないのです。
専用のソフトまで完備…マッキンゼーは「ショートカット」のプロ
私が見てきた中では、マッキンゼーのコンサルタント全員がものすごい速さでスライドをつくっていました。急なクライアントとのミーティングが入っても、30分の準備時間でミーティング用のスライドをつくってしまいます。
なぜここまで高速に仕上げることができるのか。1つには、ショートカットを巧みに使いこなせていることが挙げられます。文字の大きさを変える、箱の位置をそろえるなど、すべてショートカットで対応します。
また、マッキンゼーでは、マッキンゼー専用のパワーポイントとエクセルが存在します。コンサルタントが頻繁に使う動作をマクロで定義し、たとえばこの箱とこの箱を入れ替える、マッキンゼーの表紙を挿入するなど、クリック1つでできてしまいます。
そういった便利なファンクションをアドインで提供しているソフトウェア会社もあり、自分でつくらなくてもこういったアドインを購入してインストールすることも可能です。