「申請理由の申告必須」「申請は1ヵ月前に」「3日以上の連続有給はタブー」「有給取得後は部署内のメンバー全員にお礼をして回る」…いまだ多くの企業でこのようなルールや文化が残っているようです。しかし、これらのルールや文化は、企業の決まりやしきたりとして片づけられるものではなく、重大な法違反となるリスクもあります。しかし、働き方改革が進み、「年5日の有給取得義務化」が施行されてからも、現場では“形だけの制度”に留まっているケースが少なくありません。本記事では、企業でありがちな4つの「やってはいけない有給ルール」を、特定社会保険労務士の山本達矢氏が、法律と労務管理の観点から解説します。
有給休暇の理由記載を求めるのは「プライバシー侵害」「違法命令」
「私用のため」「体調不良」「身内の看病」「旅行」…。有給申請書に「理由」を書く欄がある企業は少なくありません。しかし、年次有給休暇の取得に理由は不要です。労働基準法第39条は、「労働者の請求する時季に与えなければならない」と明記しています。この請求に際して、労働者が休暇の目的を開示する義務はありません。
仮に企業が理由を求め、その内容をもとに「それなら認めない」と判断した場合、企業側が法違反となり最悪の場合、罰則が適用される可能性があります（6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金刑）。
また「どこへ行くの？」「用事ってなに？」といった質問も、個人のプライバシーに踏み込む恐れがあり、パワハラに発展しかねません。一方で、申請書に理由欄を設けること自体は問題ありません。労働者が任意で記載する分には差し支えないということです。理由欄を設ける場合でも「任意記載」「空欄可」と明記することが望まれます。管理のためという名目であっても、実質的に記入を強制していれば、違法と判断される可能性がある点に注意が必要です。
「1ヵ月前申請」を求めるなら、合理的な理由が必要
「有給休暇は〇日前までに申請」と定める企業も多いですが、これも注意が必要です。申請期限を企業が設定するのは違法ではありませんが、申請期限を定めていても、それだけを理由に有給休暇の取得を一律に拒否することはできません。1ヵ月前という期限を設定する場合、その期間に合理的な理由が必要となります。
たとえば「他の従業員との業務調整にどれくらいの時間がかかるか」「店舗の営業時間に支障が出ないようシフト調整にどれくらい期間を要するか」という有給休暇の準備期間から算出されるものです。
もし企業の準備期間に１ヵ月も必要でなければ、合理的な理由がないと判断される可能性があります。基本、有給休暇は従業員が希望する時季に取得できるのが原則。企業が申請時期を制限できるのは「業務の正常な運営を妨げる場合」に限られます。
同じ店舗で一斉に有給申請がありお店の開店ができない。特定のスキルを持つ複数の従業員が同じ日に申請をして業務が止まる場合などは有給取得日の変更（時季変更権）ができる可能性があるものの、「繁忙期でもないのに1ヵ月前申請を強制」「直前申請は一律却下」などは、単なる会社側の都合であり、労働者の権利を不当に制限することになります。
シフト作成や人員調整のために「なるべく早めに申請してください」と協力要請の範囲にとどめるなどルールの見直しが必要なケースがあります。