４月から新しい職場や新しい部署に異動する方、新たに社会人になる方も多いと思います。
業務内容や自身のスキルに不安がある方もいると思いますが、実はそれ以外にも仕事をする上で大切なポイントがあるのです。
今回は株式会社ストレージ王経営企画室 課長の坂上正洋さまに、上司から見た、評価できる部下の対応や行動についてお話を伺いました。
１.レスポンスの速さを意識する
上司や顧客・取引先などからの指示や質問に対してのレスポンスは、迅速に行うことが大切です。
たとえ完璧な回答が用意できなくても、まずは「現状報告」と「見通し」を伝えましょう。
・迅速な返答の重要性
まずは「承知いたしました」「現在対応中です」など、すぐにリアクションを返すことが大切です。
・６～７割の完成度で報告するのも手
「まだ完璧じゃないので報告できない・・・」と先延ばしにするのではなく、6～7割仕上がったら、この後の相談もおこないつつ報告するのも手です。
完璧を求めすぎず、進捗を伝えながら調整しましょう。
・データや数値を添える
分析や根拠を簡潔に示すことで、説得力を増すことができます。
最近ではSMSや各種チャットなど、スムーズに連絡ができるツールが増えていますので、有効活用しましょう。
返信の際の文面例：「〇〇の件、どうなってる？」
NG：「確認いたします」「調査中です」
このような返信では、相手の依頼がどこまで進んでいて、いつ完了するのかなど、具体的なことが相手にはわかりません。
OK：「現在〇〇について確認中です。本日15時までにはメールにてご報告いたします」
このように、「いつ・どのような形で返答するか」を示すことで、相手に安心感を与えられます。
２.相手への姿勢が伝わる好印象なフレーズ
つい使いがちなフレーズと、使うと好印象なフレーズをシチュエーションごとにご紹介します。
・指示を受けたとき
△：「わかりました」
◎：「承知いたしました」「かしこまりました」
・提案をするとき
△：「こうした方がいいと思います」
◎：「〇〇のようにするとより効果的かと思いますが、いかがでしょうか」
・何かをしてもらい、感謝を伝えるとき
△：「ありがとうございます」
◎：「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございます」
・何かを依頼するとき
△：「やってください」「してもらえますか」
◎：「お手数ですが、〇〇いただけますと幸いです。」
※〇〇には、ご返信・ご確認・ご一読などが入ります
また、相手に何かをお願いしたり、言いにくいことを伝えたりするときに、前置きとして言葉の緩衝材とも呼ばれるクッション言葉を活用することで、柔らかい印象を与えられます。
依頼するとき→「恐れ入りますが」「恐縮ですが」
相手に負担をかけるとき→「お手数ですが」「お手数をおかけしますが」
提案するとき→「もし可能でしたら」「差し支えなければ」
提案などを断らなければならないとき→「せっかくのお申し出ではございますが」「誠に申し上げにくいのですが」
このような言葉を一言添えるだけで、相手の受け取り方が変わります。
３.相手が求める情報を先回りする
相手が求める情報を「簡潔かつ的確に伝える」ことで、気が利く人だと思わせることができます。
・結論を先に述べる
「〇〇についてはA案が最適かと思います。その理由は～」
・選択肢を用意する
「A案とB案の2つが考えられますが、それぞれメリット・デメリットは以下の通りです。」
・報告の際は、簡単な資料を添付する
文字だけでなく、表やグラフを使って視覚的に伝えるとより伝わりやすくなります。
また、報告の仕方も重要となります。
NG：「資料を作りました。ご確認ください。」
OK：「AとBの2パターンを比較した資料を作成しました。Aのほうがコスト面で優位ですが、Bは納期短縮が可能です。ご意見をいただけますと幸いです。」
４.心遣いを大切にする
仕事のスキルだけでなく、相手への配慮や気遣いができることも、評価につながります。
・相手の時間を大切にする
声をかける前などには「お忙しいところ失礼いたします」と一言添えましょう。
・会議の準備をする
会議資料の印刷や配布などの準備、議事録の作成などは積極的に申し出ておこないましょう。
・困っているときにフォローする
相手が困っていたり、支援が必要な状況にあるときは、
「何かお手伝いできることがあればお知らせください」
「お力になれることがありましたら仰ってください」
など、協力したい気持ちを相手に伝えましょう。
また、日常のちょっとした場面でも、「プラスαの気遣い」を意識すると好印象を与えられます。
ちょっとした一言を普段の会話に追加してみるのもいいでしょう。
朝の挨拶：「おはようございます。今日は暖かいですね。」
体調を気遣う：「お忙しそうですが、お体にお気をつけください。」
上司の好みに合わせる：「〇〇さんが好きな〇〇のお店を予約しました。」
このような心遣いが自然にできると、「細やかな配慮ができる人」と評価されます。
上司におべっかを使えというのではなく、人と人とのコミュニケーションとして、自分がされたらうれしいこと、助かるだろうなということをすることは、職場内での人間関係を円滑にするうえでも重要なのです。
上司や目上の方に「お、やるな」と思わせるには、単なる業務遂行だけでなく、言葉遣いや気遣い、レスポンスの速さが重要です。
以下、4つのポイントを意識しましょう。
１：レスポンスは素早く、6～7割の完成度で相談することもOK（進捗と見通しを示す）
２：敬語＋クッション言葉を使い、柔らかい印象を与える
３：「言われる前に動く」姿勢で、上司の期待を超える
４：相手の時間を大切にし、細やかな気遣いを意識する
これらを実践することで、「できる人」「信頼される人」「やる気のある人」として上司や目上の方に好印象を与えることができ、あなたの職場での評価がグッと上がるはずです！
今日から実践して、「お、やるな」と思わせてみませんか？
［著者］
坂上正洋
株式会社ストレージ王 経営企画室 課長
大学卒業後、会員制リゾートホテル営業やメーカー数社での商品企画を含めたエンタープライズへの営業およびマネージメントを中心に約20年従事し、基幹システムの立ち上げや物流も経験。
退職後、現在のストレージ王の経営企画へ入社し、DX推進をしながら全社マネージメントを行う。
現在は新規事業、広報、システム、マーケティング面などを含めて担当。
休日は地元の野球チームの監督として子供たちを指導する、4人の息子の父。
＜資格＞
簿記実務検定1級（全商簿記工業）
全商コンピュータ利用技術検定2級
整理収納アドバイザー2級
全商英語検定2級
株式会社ストレージ王
サービスサイト
配信： キレイ研究室
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