まだ会ったことがない人とのメールのやり取りは、文面の印象がすべて！ 　だけど、自分が正しい文面でやり取りできている自信はありますか？　正直に言って筆者はちょっと自信がないかも……。

そこで今回は知らないとはずかしい、ビジネスメールや社内メールの基本ルールや事例を専門家に教えてもらいました！　教えてくださったのは、ビジネスマナーに関する本を多数出版され、セミナーなども多く開催されている平野友朗さんです。

メールを開いて最初にみるのは件名。端的に内容を伝えたいけれどどんな風に書けばいいか、迷ってしまうことありませんか？

「『ついて』も『つきまして』も件名では書かないほうがいい言葉です。件名に『定例会議について』と書いてあったら『定例会議についての何？』という疑問が生まれてしまいます。『何の件？』『このメールは私に何を求めているの？』と一瞬でも思わせたら、開封を後回しにされたり、相手に負担をかけてしまうことに。

開封しなくても用件を伝えるのが件名の役割なので『第3回定例会議（10/15）日程変更のお知らせ』のように、メールを読んだ相手に求める行動やメールを送って、何をしたいのかアクションを記載すると良いでしょう」（平野さん）

「【】で括るのは強調するためのテクニックです。【】を多用すると強調の意図が薄れることもあるので、ルールを決めて適度に使うと良いと思います」

文面の最初に絶対につける宛名。でも名前や肩書きのあとは何とつけるのがベストなのでしょうか。

「宛名が個人名のときは、敬称に『様』や『さん』を付けるのが一般的です。『御中』は組織や団体が宛名のときに付ける敬称です。『殿』は、尊敬語という解釈がある一方、目上から目下に向かって使うという解釈もあるので、ビジネスメールでは基本的には使いません」

「どちらも相手の会社などを敬っていう言葉ですが、『貴社』は同音異義語が多く、紛らわしいことがあるため、『御社』は主に話し言葉、『貴社』は書き言葉として使い分けることが増えています」

文章を作成しているなかで「あれ、この言葉どう使うのが正しいんだっけ……？」と不安になることもありますよね。そんなときの言葉の使い分けについて聞いてみました。

「どちらが正しいというものではありませんので、どちらを使っても問題はありません。

ただ、初めてメールを送るときに『お世話になっております』と書くと『まだお世話になっていない』と解釈する人もいます。そこで、初めてメールを送るときは『お世話になります』と書き、二回目から『お世話になっております』とするなど、使い分けてみてください」

「ビジネスメールは基本的に丁寧語で書いていれば、まずは問題ありません。ただ、お願いする際は『～してください』と書くと、有無を言わせない命令と読まれてしまうこともあるので、『～していただけますか』と疑問、提案のフレーズにすると柔らかい印象に変わります」

「『了解』という表現は、目上には失礼だと感じる人がいます。表現の与える印象を考慮し、自分と相手との関係性を基準に、判断することが求められます」

「結びの挨拶は『よろしくお願いいたします』が一般的です。

検討を促すときは『ご検討よろしくお願いいたします』、確認を促すときは『ご確認よろしくお願いいたします』のように求める行動や、『お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします』などとクッション言葉を付け加えると、状況にあったスマートな印象を与えることができます」

文字だけで表現するメールだからこそ、正しい言葉使いで送り相手に好印象を与えたいですよね。スムーズで失礼のないメールのやり取りで、「メール美人」を目指してみて！

(佐倉ひとみ＋アリシー 編集部）

＜取材協力＞
平野 友朗（ひらの ともあき）
一般社団法人日本ビジネスメール協会　代表理事／株式会社アイ・コミュニケーション　代表取締役。
筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て独立。ビジネスメール教育の第一人者。メディア掲載1000回以上、『図解でわかる！メール営業』（秀和システム）、をはじめ著書27冊。メールのマナー、営業力アップ、効率化を中心に官公庁や企業などでのコンサルティングや講演・研修は年間120回を超える。