要チェック！源泉徴収票の再発行までの流れ
源泉徴収票の再発行には、それほど難しい手続きはありません。だからといって、まったく知識がないまま再発行しようとしても、どこに行って何をすれば良いのかまごついてしまいます。しかし、大まかな流れを知っておけば、手続きの際に迷わなくてすみ、余計な手間やストレスを抱えなくても良くなります。再発行までの流れをチェックしておきましょう。
源泉徴収票の発行元に連絡する
源泉徴収票の再発行をするには、まず発行元に連絡をします。会社員であれば、勤務先である会社です。パートやアルバイトなどで複数の会社に勤務している場合は、それぞれの勤務先から働いて得た収入分の源泉徴収票が発行されます。派遣会社に登録している場合は、勤務先は複数でも給与の支払いを行っているのは派遣会社なので、登録している派遣会社が発行元となります。
所得税に関する書類だからといって、市区町村の役所や税務署で発行するものではないので注意が必要です。そして、会社などでの源泉徴収票の発行を担当しているのは経理事務なので、その部署の担当者に口頭などで再発行を依頼しましょう。すでに会社をやめているといった事情で担当者に直接会うのが難しいときは、電話や郵送、メールでの依頼もできます。
再発行に必要なものを準備する
源泉徴収票の再発行では、申請書に記入して担当者に提出する必要があります。企業によっては手数料がいることもあるので、それらを準備して再発行に臨みましょう。申請書は担当者が渡してくれるため、役所などに行くようなことはありません。
書類
源泉徴収票再発行のための申請書には決まった書式があるわけではなく、それぞれの会社で作成しています。担当者に再発行を依頼すればその申請書が渡されるので、指示に従って記入します。記載する項目は、氏名や住所、再発行したい源泉徴収票の発行年度といったものです。源泉徴収票の再発行で添付書類が必要になることはあまりありませんが、会社によっては社内の規則で定められていることもあります。申請書をもらったときに、念のために他に必要となる書類がないか尋ねておくと安心です。
手数料
源泉徴収票の再発行では、手数料は基本的には無料です。しかし、これも会社によっては絶対ではありません。経理事務を税理士事務所などの外部に委託しているといった場合だと、再発行のつど手数料が掛かることもあります。年末調整の結果、従業員に発行される源泉徴収票は会社の義務なので無料でも、再発行で経理事務に支払わなければならない手数料は発行を依頼する人の責任になると考えられることがあるためです。これは会社にもよるので、経理事務が外部委託だと必ず掛かるというものでもありません。ですから、手数料の有無も、申請するときに確認しておくと良いでしょう。
余裕を持って手続きを！源泉徴収票の再発行にかかる時間について
申請書を不備なく提出できれば、あとは源泉徴収票が再発行されるのを待つだけです。再発行に掛かる時間は、一概にはいえません。社内に経理事務があれば即日発効されることもありますが、外部委託していたり、会社の本部で一括して管理していたりすると発効までに数日掛かることがあります。また、再発行された源泉徴収票が手渡されるとも限りません。郵送するところもあり、その分、届くまでに日数が必要です。ですから、源泉徴収票の再発行をしなければならないときには、日数に余裕を持てるスケジュールで依頼するようにしましょう。もし提出先の期日がせまっているなら、何日までに必要だと担当者に話しておくと便宜を図ってもらえることもあります。