【問題】
「お疲れ様です。○○部の△△です。」「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」――毎日何通も送るメールで、同じ文面を何度もゼロから打ち込んでいませんか？コピペ元を探すためにわざわざ送信済みフォルダを漁っている人も多いはず。実は、よく使う文面をあらかじめ登録しておいて、数クリックで本文に挿入できる機能があるんです。これを知っているかどうかで、1日のメール作成時間が大きく変わります。
★ ヒント
Outlookの「挿入」タブの中に、定型の文章ブロックを保存・呼び出しできる機能があります。「テンプレート」とは別の、本文の一部分だけを登録できる仕組みです。
【解説】
正解はOutlookの「クイックパーツ」機能です。まず、よく使う文面をメール本文に入力して選択し、「挿入」タブ→「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。名前を付けて登録すれば、次回から「挿入」→「クイックパーツ」で一覧から選ぶだけで本文に挿入できます。登録名の最初の数文字を入力してF3キーを押すことでも呼び出せるので、さらにスピーディーです。挨拶文・署名パターン・案内文・依頼文など、複数パターンを登録しておけば、メール1通あたりの作成時間を大幅に短縮できます。テンプレートと違い「文章の一部分」だけを差し込めるので、状況に応じた組み合わせが自在にできるのが最大の強みです。
定型文の手打ちから卒業するだけで、毎日のメール業務がグッと楽になりますよ！次回もすぐに使える時短ワザを出題するのでお楽しみに！
さらにもう一問！
▶ 【PCスキル】まさか受信メールを1通ずつフォルダに移動してないよね？
▶ 【PCスキル】まさかファイル名変更でダブルクリックしてないよね？
