即解雇はNG…不正発覚時に会社が踏むべき「4つのステップ」
もし、社内でこのような経費の不正請求が発覚した場合、怒りに任せて「明日から来なくていい、クビだ！」と即座に懲戒解雇処分にするのは絶対に避けてください。
どれだけ相手が悪質であっても、法的な手続きを怠ると「不当解雇」として労働裁判で会社側が敗訴し、多額のバックペイ（解雇期間中の未払い賃金）の支払いを命じられるリスクがあります。会社が踏むべき適正な手順は、以下の4ステップです。
1．客観的な「証拠」を集める
本人の勘違いや言い逃れ、証拠隠滅を封じるために、まずは外堀を固めます。下記のような証拠を集めましょう。
・過去数年分の経費申請書、領収書のコピー
・出張先とされる場所の利用実績の有無（ホテルへの確認、取引先へのヒアリング）
・社内PCのログ、メール履歴、社用車のETC履歴やGPSデータの確認
2．本人に「説明の機会」を与える
証拠を揃えたうえで、本人に事実関係を確認するヒアリングを行います。この際、必ず「本人の言い分を聞く（弁明の機会を与える）」プロセスを設け、議事録に残してください。これを怠ると、のちのち「弁明の機会も与えられず一方的に処分された」と不法行為を主張される材料になってしまいます。
3．就業規則に基づく「適正な懲戒処分」の決定
次に、会社の就業規則の「懲戒規定」と照らし合わせます。今回のケースでは金額が850万円と巨額であるほか、期間も5年間と長期にわたり悪質性が高いため「懲戒解雇」の妥当性は十分に高いといえます。
とはいえ、現場の職人が動揺して社内が割れるリスクを考慮し、まずは「自宅待機命令」を出して土田部長を現場から引き離し、冷静な判断を下す時間を確保するのが先決です。
4．不正金の「返還請求（損害賠償請求）」
不正に受給した850万円は、会社に対する不法行為（民法第709条）または不当利得（民法第703条）にあたります。全額の返還を求める書面（合意書）を交わし、一括返済が難しい場合は現実的な分割計画を締結します。
その際、「月々10万円ずつの返済とし、支払いが滞った場合は期限の利益を喪失し、年3％の法定利率による遅延損害金を付加する」といった法的に有効な条項を必ず盛り込みましょう。
不正発覚後からでも再起できる「3つ」の逆転策
不正が発覚した後でも、会社を立て直すためにできることはあります。ここでは、いまからでも実践できる「3つの逆転策」を紹介します。
1．幹部でも例外なし…「経費精算ルール」の二重チェック化
「〇〇さんがいうなら間違いない」といった属人的な運用はただちに撤廃しましょう。具体的には、下記のような対策があげられます。
・3万円以上の経費精算には、領収書だけでなく『仕様書』『議事録』『出張報告書』の添付を必須とする
・部長・役員クラスの経費精算であっても、経理担当の一次チェック後、必ず最終的に社長（または別の役員）が明細を確認して決裁する
仕組みとして「例外」を作らないことが、結果的に幹部を“魔の手”から守ります。
2．就業規則の「懲戒規定」をアップデートし、周知する
創業時に作った就業規則をそのまま放置していませんか？ 「経費の不正請求、架空出張、社用カードの私的利用は、金額の多寡にかかわらず懲戒解雇の対象となる」といった旨を明記し、全社員に向けて改めて周知・研修を行いましょう。
これにより、「会社は金銭的不正を絶対に許さない」という強い抑止力を持たせることができます。
3．外部の専門家（社労士・税理士）による「定期監査」の導入
社内の人間だけでチェックしようとすると、どうしても「上司への遠慮」や「忖度」が生まれます。そのため、半年に1回か年に1回、社会保険労務士による「労務監査（勤怠記録と出張手当の整合性チェック）」や、税理士による「経費の抽出監査」を導入するようにしましょう。
「今度から外部の先生が定期的にチェックすることになったから、ルール通りにしっかりやってね」と、外部の力を言い訳（悪者）に使うことで、社内の人間関係をギスギスさせることなく、健全なガバナンスを維持できます。