仕事で作成したエクセルデータ。 それらを印刷したい場合に、データのみ、または重要な部分のみをピックアップして印刷できる方法をご存じですか？ 今回は作成した既存データをさまざまな方法を用いて印刷する仕方を解説します。この方法を知っておくことで、今までどのようなデータを作成してきたか、データのみをピックアップして自分だけのノートとしてファイリングできたり、過去のデータをテンプレート化して使い回すことも可能になりますから、この機会にしっかりとマスターしましょう。
エクセルの印刷設定
上司から「あのデータとこのデータを合わせて、もう一回プリントアウトしてくれないか？」と頼まれたときなど、エクセルのデータを使って資料を印刷することが多いオフィスワーク。そういったときこそ、きれいに印刷をして使いやすい資料を作成したいものですよね。そこで、この段落では、既存のエクセルデータを使用して、必要な部分のみを指定印刷するやり方を解説していきます。
①印刷範囲を指定して印刷する
はじめに一般的なデータの範囲を指定印刷するやり方を解説します。
エクセルを開き、印刷したいデータを表示したら、印刷したい範囲をクリックして引き延ばし指定します。
そして、エクセル上部にある【ページレイアウト】のグループを開きます。
そのなかに印刷機のマークが書かれた【印刷範囲】というアイコンがあるので、それをクリックし、【印刷範囲の設定】を選択します。
【印刷範囲の設定】を押しても、特に変化は起こりません。
では、実際に範囲指定されているかを確認してみましょう。
エクセル上部にある【ファイル】のボタンをクリックします。
すると、エクセルのはじめの画面が開くので、左側の列にある【印刷】をクリックします。
この画面で印刷プレビューを確認することができます。
②改ページ機能を使用する
作成したエクセルのデータ範囲が大きいために用紙サイズにうまく入りきらず、途中で見切れた状態で印刷されてしまうことがあります。この場合は【改ページ】機能を使用して、ページが切り替わる部分をユーザー側で指定して印刷すると良いでしょう。
まずエクセルの上部の【表示】ページを開きます。次に【表示】ページの中に【改ページプレビュー】という項目があるのでクリックします。するとページの一部が青い太枠で囲まれていることが確認できます。この青枠はページが切り替わる部分を表しており、1ページ目は10月のスケジュール表から備考までを印刷するという設定ができているという意味があります。
また、この範囲を変更したい場合は、この画面からでも変更可能です。【改ページプレビュー】を押して、印刷する範囲を示す青枠を表示させたら、青枠の上にカーソルをあてます。するとカーソルが左右に矢印を向けたもの（⇔）になるので、その状態で左右にドラッグしましょう。すると青枠が緑色になり、左右に移動することができます。表示された青枠の範囲よりも広く印刷したい場合は右へ、青枠内に印刷しなくていい部分が入っていたときは左へ枠をずらしましょう。印刷しない範囲はグレーに染まります。
ちなみに改ページプレビューから、通常の表示へ戻したいときは、同じ【表示】のページにある【標準】を押すと元に戻ります。
印刷してから「表が見切れてる！」とならないように、印刷する前はこの方法で確認するクセを付けておくと良いでしょう。
※エクセル画面右下にあるコマンドをクリックすることで改ページプレビューにできたり、標準に戻せたりします。
※改ページ機能で青い線が動かせないとき
場合によっては、改ページプレビューの画面で印刷範囲を示す青い枠線が動かせないときがあります。
その際は、次の手順で設定を変更する必要があります。
まず、エクセル上部にある【ファイル】を開きます。左側にある【オプション】をクリックすると【Excelのオプション】というダイアログボックスが表示されます。そのなかにある【詳細設定】を選択し、【編集設定】の項目の一つである【フィルハンドル及びセルのドラッグアンドドロップを使用する】にチェックを入れます。そして【OK】を押せば設定完了です。青い枠線を移動することができるようになります。
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指定した印刷範囲を削除・変更する方法
もし前述した①の方法で印刷範囲を指定し、その印刷指定した範囲を削除、もしくは変更したい場合は、エクセル上部にある【ページレイアウト】になっていることを確認したら、
印刷機が描かれたアイコンの【印刷範囲】をクリックし、出てきたメニューの中にある【印刷範囲のクリア】を選択します。画面上に大きな変化はありませんが、これで設定した印刷範囲を削除することができます。変更したい場合は、先ほど紹介した手順でもう一度設定しなおしましょう。
