Excelのピボットテーブルは非常に活用できる機能の1つです。
事務職やデータ分析を仕事としている方は、管理端末やシステムから膨大なCSVデータを取得し、それをワークシート上で目的別に集計する、といった経験があるでしょう。
そこで今回の記事では、Excelのピボットテーブルの活用方法や更新にエラーがでたときの対処法をご紹介していきます。
初心者の方だけでなく、ピボットテーブルを使いこなしている方も、ぜひおさらいしてくださいね。
ピボットテーブルとは？
ピボットテーブルとは難しいプログラミングやコマンドといった専門知識がなくても、大量のデータを整理や集計、分析ができる強力な機能です。
数値が入力された一般的な表とは異なり、柔軟性に富んだ結果の表示に強く、昨今ではTableauなどのダッシュボードのローデータとしても活用されています。
営業事務などのオフィスワークでは、クライアントの売上表をもとにピボットテーブルを起動すれば「月別にいくら売上があったか」や「全クライアントの売上順位」などが一目でわかるようになります。
（広告の後にも続きます）
ピボットテーブルの作成・更新してみよう
それでは、実際にピボットテーブルを作成し、更新の仕方を解説していきます。
たとえば、上京してきた兄妹がこれからの生活を考えて3人で家計簿をつけることにしました。その際に、上図のように何日にいくら使っているかをExcelにしたとします。
これでも「何日に3人が合計していくら使ったか」はわかるのですが、「何曜日に多く使いがちなのか」などといった深い分析まではできません。
そうした分析に役立つのがピボットテーブルです。
ピボットテーブルを起動させるにはExcelの左上にある「ピボットテーブル」をクリックします。
表示された画面で「OK」をクリックするとピボットテーブルが起動します。
ピボットテーブルが起動できたら、表示させたい結果や目的に応じて項目を選択、または項目をドラッグすればピボットテーブルができます。
まず、次のようにフィールドで集計したい項目、今回は「日付」「曜日」「合計値」にチェックをいれましょう。
続いて、フィールド内の項目を下のボックスにドラッグします。
列に「日付」、行に「曜日」をドラッグしましょう。
すると、以下のように曜日別の総計が出てきます。
これを見ると、水曜日や金曜日にお金を使いすぎる傾向があることがわかりました。
この元データであるExcelに、どんどん3人の使用した金額が追加されていっても、ピボットテーブルを更新すれば最新のデータになります。
ピボットテーブルの更新方法は、[更新] をクリックするだけでOK。ブック内のピボットテーブルのデータが更新されます。
また、Excel以外のデータベース 、たとえばSQL Server、Oracle、AccessといったAnalysis Services キューブ、データフィード、そのほか多くのソースと連携していても、Power Queryからインポートされたピボットテーブルが更新されるようになっています。なお、 外部データソースに対するすべての変更が自動的に含まれるExcel テーブルからもデータを更新することができます。
また、通常、ピボットテーブルは自動的には更新されません。しかしながら、ピボットテーブルを含むブックを開いたときにピボットテーブルが自動的に更新されるように指定することが可能です。
補足
[このデータをデータ モデルに追加する] を選択すると、このピボットテーブルで使用されているテーブルまたは範囲がブックのデータ モデルに追加されます。
データモデルを使用すると、複数のテーブルのデータを統合し、Excel ブック内にリレーショナルデータソースを構築することができます。
Excelでは、データモデルが透過的に使用され、ピボットテーブルとピボットグラフで使用される表形式のデータが提供されます。
このデータモデルはフィールドリスト内のテーブルのコレクションとして視覚化され、ほとんどの場合、データ モデルが存在することさえわかりません。
