ピボットテーブルが更新されるとどうなる？
ピボットテーブルの作成後、テーブルの元データが変更されたらピボットテーブルも更新しなければ正しい分析はできません。
元データに変更があった場合、ピボットテーブルにはどのようなことが起こるのでしょうか。
ここでは、ピボットテーブルが更新された後の3つのケースについて解説していきます。
1.元データの数は同じで値が変更
1つ目は、元データの数が同じで値のみ変更があった場合です。ピボットテーブルの結果を更新することで同期することができます。
手順は次のフローで
［ピボットテーブル ツール］－［分析］タブ－［データ］グループ－［更新］ボタンより更新ができます。こちらはExcel2013での方法です。
Excel2007やExcel2010の場合は
［ピボットテーブル ツール］－［オプション］タブ－［データ］グループ－［更新］ボタンより更新、というフローになります。
2.元データより数が減少
2つ目は、元データより件数が減った場合です。
1つ目のケースと同じように［更新］を行うことで解決します。
しかし、ピボットテーブルに設定されている元データの範囲は変わらないため、テーブルには「(空白)」という項目が表示されます。
この空白の項目を削除したい場合、［行ラベル］または［列ラベル］のフィルターより「(空白)」をオフにして非表示にします。
ピボットテーブルのフィルタで「(空白)」をオフにすると、元データの範囲は変わりませんが、「(空白)」項目の非表示となります。
3.元データより数が増加
3つ目は、元データより件数が増えた場合です。
［更新］を行っただけでは、ピボットテーブルに設定されている元データの範囲は変わらないため、増えた分のデータはピボットテーブルには反映されないので注意が必要。
まずは、ピボットテーブル元のデータ範囲を変更する必要が出てきます。
たとえば、最初に作成したピボットテーブルの元データのセルA20以降に、同じデータが4件増えたとしましょう。（「aaa」×「ア」が4件増加）。
Excel2013では、［ピボットテーブル ツール］－［分析］タブ－［データ］グループ－［データソースの変更］ボタンをクリックします。
一方、Excel2007、Excel2010は、［ピボットテーブル ツール］－［オプション］タブ－［データ］グループ－［データソースの変更］ボタンが該当します。
そして、表示された［ピボットテーブルのデータ ソースの変更］ダイアログ ボックスで［テーブル/範囲］ボックスに範囲を指定し直し、［OK］をクリックしましょう。これでデータ範囲が変更されたので、ピボットテーブルも更新されました。
このように、ピボットテーブルに連携している元データの件数がよく変わる場合、その都度元データ範囲を変更するのは面倒ですよね。
減る分には更新ボタンを押せばOKですが、増える場合は範囲指定から始めなくてはなりません。
そのような場合は、ピボットテーブルの元データを、空白行（列）を含めた最大限のデータ範囲で作成しておくのがおすすめです。
「(空白)」を非表示に設定しておけば、元データの値に変更があっても［更新］を押すだけでいいので、作業効率はぐんとあがります。
最後にピボットテーブルの元データ範囲を変更する方法をまとめたので、きちんとおさえておきましょう。
ピボットテーブル内にアクティブセルを置き、［ピボットテーブル］ツール バーの［ピボットテーブル ウィザード］をクリックします。もしくは、［データ］メニュー－［ピボットテーブルとピボットグラフレポート］をクリックします。表示された［ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード］の［戻る］ボタンをクリックします。表示された［ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード］のダイアログ ボックスの［範囲］を指定し直します。
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ピボットテーブルが更新されないときの対処法
Excelでピボットテーブルが更新できない場合、最新のデータになっていないという事態になるので、クライアントや上司に報告する売上などについては大問題になるおそれもあります。そのような事態を防ぐために、ここからはピボットテーブルが更新されたときの対処法についてご紹介します。
原因としては主に2つで
更新ボタンを押していない元データの範囲外に入力されている
があげられます。
1.ピボットテーブルを更新する
元データを変更しても、ピボットテーブルは自動では更新されません。そのため、ピボットテーブルを更新する場合は、「更新ボタン」をクリックする必要があります。
ピボットテーブル分析の下にある「更新」を押しましょう。これで解決です。
とはいえ、いちいち更新ボタンを押すのも面倒ですよね。
そこで、ピボットテーブルの更新をする際に便利なのが、「ファイルを開いたときに更新」するという機能です。
ピボットテーブルを右クリックし、ピボットテーブルオプションをクリックします。
青い四角で囲まれている箇所にチェックが入りましたね。
これで、ブックを閉じて開いてみると値が更新されるので、更新漏れを防ぐことができます。
2.ピボットテーブルの元データ範囲を確認する
2つ目にご紹介する原因は、ピボットテーブルの元データが「範囲外」に入力されているということです。
解決策は非常にシンプルで、元データの範囲を変更することです。
それではピボットテーブルを選択して、Excel上にある「ピボットテーブル分析」タブ→「データソースの変更」をクリックしてみましょう。
ピボットテーブルのデータソースの変更が表示されるので、全部の範囲を指定しているかを確認しましょう。
この範囲については自動反映する機能はありません。
ですから、あらかじめ多めに範囲指定しておくとよいでしょう。
上の図のようにセルにデータが入力されている10行目以降もあらかじめ指定しておくと、11行目や12行目に商品や店名、売上が追加されても、データソースから漏れることはありません。
