メールやチャットの返信を書いていて、「承知しました」でいいのかな？それとも「かしこまりました」の方がいい？と手が止まったことってあるはず。どちらも相手の依頼や指示を受けた時に使う丁寧な表現ですが、実は使う相手や場面によって、より適した言い方があります。ポイントは、「誰に、どんな場面で伝えるか」。今回は、仕事で迷いやすい「承知しました」と「かしこまりました」の基本的な使い分けを解説します。
「承知しました」は日常の仕事で使いやすい敬語
例えば、上司から「会議資料を今日中にお願いします」と頼まれた時。このような場面では、「承知しました」と返すのが一般的です。「承知しました」には、「内容を理解し、お引き受けします」という意味があり、社内でのやり取りや取引先との日常的なメール、打ち合わせなど、普段の仕事で広く使われています。迷った時は、まず「承知しました」を基本に考えると判断しやすいでしょう。
より丁寧さを伝えたい場面では「かしこまりました」
一方、お客様から依頼や要望を受けた場合は、「かしこまりました」と返すのが一般的。「かしこまりました」は、「謹んで承ります」という意味合いを含み、「承知しました」よりも丁寧さや敬意を強く表す表現です。ホテルや百貨店、飲食店などの接客業だけでなく、電話応対や顧客対応など、より丁寧な応対が求められる場面でよく使われています。